Klokslag 3 uur in de middag opent vertrekkend voorzitter Eltjo de vergadering met een korte terugblik op het afgelopen jaar.
Het afgelopen jaar is weinig gevaren dankzij Corona. Het voorseizoen lag de Gudsekop op de kant. Eind juni is de Gudsekop toch opgetuigd en is het vaarseizoen dan toch van start gegaan. Zeilen op de Gudsekop is topsport, dus veel kán! Besloten was in overleg met Tusken de Marren om de ligplaats, in verband met vermeend kostenvoordeel, onder te verhuren. Omdat uiteindelijk toch redelijk veel in Akkrum “gelegen” is, kostte de ligplaats even veel als vorig jaar. Het bestuur realiseert zich dat de onderverhuur van de ligplaats niet heel helder is gecommuniceerd waardoor onnodige verwarring en discussie is ontstaan. Komend jaar hebben we gewoon weer onze eigen, vaste ligplaats. Fijn!
Helaas zijn, eveneens dankzij Corona, geen trainingen gevaren en geen nieuwe maten en schippers opgeleverd.
Communicatie en PR waren dit jaar door, enerzijds een klein bestuur en anderzijds door Corona-perikelen, wat ondergesneeuwd geraakt. Dit heeft de aandacht van het bestuur. Graag ondersteuning, alle hulp is welkom!
Afgelopen jaar draaide de nieuwe website bij een nieuwe “provider/host” goed. Omdat veel @gudsekop.nl e-mailadressen in gebruik zijn, draaide dat deel nog bij de oude “provider/host”. Reinder is de bouwer en technisch beheerder van de websites. Gestreefd wordt zsm alles bij de nieuwe provider/host onder te brengen.
De roefzoom heeft 5x plaatsgevonden zoals gepland. Omdat het aantal deelnemers terugliep en er geen nieuwe onderwerpen waren, is geen nieuwe serie georganiseerd. Marianne Scheepswijs, of voor de oude garde: Marianne met de klompjes, heeft binnen haar school goede ervaringen met on-line lessen. Verder geeft zij aan dat bij haar cursisten veel belangstelling is voor “varen zonder motor” en dat dus mogelijk kruisbestuiving/samen optrekken mogelijk is. Zij biedt zich aan om met SAMEN met andere enthousiastelingen te kijken of en hoe on-line ondersteunend kan zijn aan de Gudsekop opleiding.
Voor wat op het gebied aan onderhoud is gerealiseerd, wordt verwezen naar het jaarverslag. Op dit vlak is niet veel bijzonders te vermelden behalve dat door minder varen in 2020 en 2021 ook de kosten voor het onderhoud lager zijn uitgevallen. Aandachtspunten zijn nieuwe gaatjes (roest) bij de bolders en putten onder de mast. Fred, “onze” man van het onderhoud, geeft terecht aan dat we onderhoud SAMEN doen (net zoals varen). Het is belangrijk om in de betreffende Excel-sheet te vermelden wat in een weekend gedaan is aan onderhoud en wat (misschien) in de (nabije) toekomst aandacht verdient. Ook bij onderhoud duikt de QR-code op, dit zou een directe toegang geven tot het online onderhoudsschema. Gebruik het! De QR-code zal een boord te vinden zijn.
Peter geeft aan dat de magneten van de thermokoppels van de gaspitten (gelukkig) nieuw verkrijgbaar zijn. Ik vermoed dat Peter heeft aangeboden e.e.a. te regelen en repareren.
De nagelbank was verrot. IJsbrand heeft een nieuwe laten maken die, vers in de verf, gemonteerd zal zijn bij de start van het vaarseizoen.
Financiën zijn, ondanks Corona (of dankzij?) op orde. Weliswaar minder inkomsten door minder varen, maar meer inkomsten door meer donaties en hogere prijzen. Dit gecombineerd met de, eerder genoemde, lagere onderhoudskosten en wel inkomsten uit merchandise maar geen aanschaf van nieuwe merchandise, leidt tot een positief resultaat (financieel). Aandachtspunt is dat het merchandise formulier goed ingevuld moet worden. Mede van belang voor de belastingaangifte!! Vragen: bel/app Bart! De kascommissie heeft de afrekening van 2021 inmiddels goedgekeurd.
Bestuursbezetting en -samenstelling:
De RVT en kascommissie zijn, zowel kwalitatief als kwantitatief, goed bemenst. Het bestuur kan extra handjes gebruiken. Tjebbe neemt na zes!! jaar afscheid als opleidingscommissaris. Deze post wordt overgenomen door Reinder. Reinder is zelf (nog) geen maat of schipper. Dat lijkt geen probleem. Natuurlijk legt dit wel extra opleidingsdruk op hem! Sofie trekt zich terug als secretaris/PR-commissaris. Eltjo neemt na tien!!! jaar afscheid als voorzitter. Zijn rol wordt overgenomen door Diede. Natuurlijk allen super bedankt voor jullie inzet en inbreng. Zonder bestuur en vrijwilligers bestaat de Stichting niet en kan de Gudsekop niet varen. Als dank wordt de vertrekkende bestuursleden een cursus aangeboden: eten uit de armen van de zee! Smakelijk eten en uw notulist krijgt graag een keer zo’n maaltje voorgeschoteld! Graag NA het volgen van de cursus!
Vooruitblik
Het nieuwe jaar is begonnen. Omdat Fred kampt met de langdurige en onaangename naweeën van een Corona-besmetting, wordt hij bij de daadwerkelijke uitvoering van het onderhoud ondersteund door Reinder. Zoals reeds eerder verwoord: onderhoud doen we SAMEN. Dus een oproep aan iedereen om haar of zijn steentje bij te dragen. Het optuigen wordt de startactiviteit van een heel zeilweekend. Optuigen is super nuttig (en leuk en gezellig) voor onervaren EN ervaren bemanning. Door de rest van het weekend te gaan varen is het idee dat het niet door een klein groepje maar door een wat grotere groep gedaan zal worden. BE there! Dit jaar geen grootse onderhoudsklussen. Voor 2023 staat de giek op de planning. Hopelijk is dat (nog) niet nodig en gaat de giek nog wat langer mee dan het onderhoudsschema aangeeft. Peter stelt voor een keer een nieuwe gasbun te maken omdat deze, door reparaties, te klein is. De jaagtuigjes zijn nieuw gemaakt door José (Schippers). Deze moeten bij haar worden opgehaald.
Communicatie is een post binnen het bestuur die vacant is. In één van de breakout-rooms wordt aan communicatie aandacht besteed.
Financiën. Bart zet uiteen dat hij drie scenario’s heeft uitgewerkt: Geen Corona, Niet varen, 50/50 seizoen. Om de eventuele financiële drempel weg te nemen voor mensen om te beginnen met trainingen wordt de trainingsprijs met 75% verminderd voor mensen die wel trainen en nog geen maat zijn (ik weet niet of Reinder deze extra stimulans nodig heeft én, zoals ik begrijp, is het niet verplicht aanspraak te maken op deze korting). Omdat dit pas vanochtend is besloten, is deze inkomstenderving nog niet verwerkt in de begroting. De winst verdampt hiermee als sneeuw voor de zon. Donaties zijn en blijven heel belangrijk. Met een QR-code kun je, staande de vergadering, super eenvoudig doneren. Daar wordt dan ook direct gebruik van gemaakt! Diede gaat onderzoeken of voor donaties, legaten en schenkingen aan de Gudsekop een ANBI-status kan worden verkregen. Dan betaalt de belastingdienst ook mee want schenkingen aan ANBI zijn fiscaal aftrekbaar dus voor hetzelfde geld: meer schenken! Eerder is dit niet gelukt. Mogelijk door “slimmer” aanvragen dat het toch mogelijk blijkt de Gudsekop als “goed-doel” erkend te krijgen. Tip: neem de Gudsekop op in je testament!
Vier break-out rooms:
Betrokkenheid/communicatie bemanning: Stimuleren van betere/meer overdracht van de ene schipper naar de volgende schipper. Dit lijkt een beetje in het slop geraakt. Dit kan via app/mail: handig voor lijstjes en om te zenden. Voor het meer persoonlijke contact en de interactie kan het ondersteundend zijn om ook te bellen.De bemanningsapp is een goed medium voor het bestuur om te “zenden”. Het is fijn als dit kanaal “schoon” blijft en dat dus niet te veel onderling “gekletst” wordt. Zoals het nu gaat , gaat dit redelijk goed. Bemanningsmail is een goed medium om periodiek de belangrijke punten, die mogelijk al eerder via de app gedeeld zijn, te bundelen en daarmee nogmaals onder de aandacht te brengen. Het is belangrijk dat zorgvuldig en met respect voor ieders inbreng gecommuniceerd wordt. Het is “dodelijk” als iemand een initiatief ontplooit en daar vanuit het bestuur geen aandacht meer aan besteed wordt. Marjon werpt zich op om (met anderen!) in de zomer een bemanningsweekend te organiseren.
Merchandise: T-shirt’s een vaste waarde (goede kwaliteit eco-katoen graag)! Theedoeken, ook handig als mensen deze vergeten zijn! Kanttekening daarbij is dat nieuwe theedoeken geen vocht opnemen…. dus eerst wassen voor ze aan boord komen. Nekhanddoek (idem). Steentjes/borrelglaasjes met logo. Verjaardagskalender. Manilla-proof zeilhandschoenen.
Nieuwe aanwas: Kruisbestuiving met andere organisaties. Bij verhuur meer aandacht voor training en opleiding. Starters-weekend. Introducee-weekend. Naast de schuifmaat een probeermaat!
Corona, zeilen op de Gudsekop en QR-code samenleving: Mocht het noodzakelijk zijn om QR-codes te gaan scannen dan moet dit goed gecommuniceerd worden. Schippers hebben hier dan een rol in. Mocht dit tot gedoe leiden aan boord dan lijkt het een goed idee dat er een bestuurslid is waarop terug gevallen kan worden. Gudsekop-beleid maken op een zwalkend overheidsbeleid is vrijwel onmogelijk. Wat mag, kan en moet zal door het jaar veranderen. Een uitdaging voor het bestuur is om duidelijk haar beleid te communiceren en onderbouwen (zoveel mensen, zoveel meningen en schippers zijn per definitie eigenwijs en eigengereid….).
Tot slot
Vergeten te notuleren alle onderlinge bedankjes, zeker aan alle bestuursleden, vertrekkend, blijvend en nieuwe! De Gudsekop is van ons allemaal en verdient al onze liefdevolle zorg en aandacht. Mijn persoonlijke wens is dat we dit jaar gewoon kunnen varen zoals we dat al vele decennia doen, inclusief borrelen in de roef en met zijn allen slapen in het ruim (OK, die tentjes zijn ook wel fijn, zeker als de snurkers zich daar terugtrekken). Natuurlijk wens ik ook dat we volgend jaar gewoon weer in Kafé Averechts samenkomen; wat mij betreft niet alleen met bemanning maar juist ook met opvarenden die (nog) geen bemanning zijn. Ik mis het samenkomen en het samen een biertje drinken enorm! En, mijn excuses voor alles wat ik vergeten ben te notuleren en mijn mogelijk ietwat gekleurde weergave van het besprokene (ik ben ook schipper….)…..
Uw notulist, Ruud den Hartog
16 januari 2022