Verslag jaarvergadering Gudsekop
Datum: 28 januari 2023
Locatie: Parnassos Utrecht
In aanwezigheid van een twintigtal belangstellenden en drie bestuursleden vindt de jaarvergadering 2023 van stichting de Gudsekop plaats. Bijna iedereen is er om 15:00 uur, een enkeling schuift iets later aan omdat het repeterende koor op de eerste verdieping zo ook zijn aantrekkingskracht heeft.
De vergadering trapt af met een toelichting door de drie bestuursleden Diede, Fred en Bart over het jaarplan 2022 en een vooruitblik naar seizoen 2023. De highlights:
- De verlaagde tarieven voor deelnemers van trainingen (tot maatniveau) was een succes;
- Het bleek moeilijk open weekenden rond te krijgen;
- Het schip is technisch in een prima staat;
- Er is weer budget om PR acties op te pakken;
- Reinder treedt als bestuurslid terug; de vergadering neemt onder dankzegging, afscheid. Het bestuur bestaat nu uit een drietal. Om alle ambities waar te maken is uitbreiding zeer wenselijk. De vergadering doet uitdrukkelijk een oproep aan alle potentiële kandidaten zich aan te melden!
Vanuit de zaal is er reactie en reflectie op de volgende onderdelen uit de terugblik en vooruitblik van het bestuur:
- Toekomst Popma: Herre is met pensioen maar de jachtwerf Popma gaat door, en de Gudsekop is daar onder vergelijkbare condities welkom;
- Er wordt aandacht gevraagd voor structureel onderhoud en oude lagen verf. Hiervoor is aandacht: de bolders zijn recent volledig gedaan en opnieuw gelast. Ook het dek is kaal geweest;
- Hoe is het met de ANBI-status van Stichting de Gudsekop: Deze is bijna geregeld, met RvT is besproken dat dit in juni een feit zou moeten kunnen zijn, hiervoor zijn kleine aanpassingen in de statuten en website noodzakelijk. De notariskosten zijn niet in de begroting opgenomen. Kent iemand nog een bevriende notaris? (niet in de zaal, maar wellicht wel onder de lezers van dit verslag);
- Het bestuur is heel blij met de giften in natura, extra fijn als bonnetjes na aanschaf toch ingeleverd worden zodat er overzicht blijft over de gemaakte kosten en ook de BTW nog teruggevraagd kan worden;
- Betreffende reiskosten is het bestuur ook blij dat deze veelal voor eigen rekening worden genomen. Is de ANBI-status een feit dan volgt nog een schrijven hoe dan met reiskosten om te gaan. Wellicht zijn dan naast niet declareren nog meer voordelen te behalen. Dit geldt wellicht ook voor een vrijwilligersvergoeding wordt geopperd;
- De inkomsten verhuur hebben onder de begrootte inkomsten gepresteerd, met name omdat deze wel heel optimistisch ingestoken waren en er door corona in het voorjaar minder werd gevaren;
- Gudsekop in the picture: hoe zorgen we vor nieuwe aanwas? Opties: is strontrace training of ‘Skoalle op de Fryske Marren” (als variant op School at sea-concept) nog een idee?;
- GROS gaat nu niet uit van (neven)opbrengsten uit subsidies/veilingen terwijl juist bij grote vervangingen dit wel te realiseren is (wijst ook het verleden uit). Donaties of giften of çrowdfunding’ voor een specifieke klus of project of onderdeel werkt vaak goed en aansprekend;
- Zet zo veel mogelijk van de centen op een spaar- ipv betaalrekening zo maak je de kans op een ‘hack’ en daarbij verlies van gelden zo klein mogelijk;
- Is 125% inkomsten op open weekenden begroten tov de realisatie van vorige vaarseizoen niet al te optimistisch? Doordat er vorig jaar maar 4 weekenden doorgingen lijkt uitgaan van 125%, 5 weekenden inkomsten niet onrealistisch.
Een meer uitgebreide discussie is er over het plan de tuigage van de Gudsekop te certificeren zoals dit ook bij de Bruine vloot (meer dan 12 betalende opstappers) gewoon/verplicht is.
- Het gaat een cyclus van inspecties worden. Binnen twee weken start deze met schip op de wal, met de rondhouten zonder beslag. Over anderhalf jaar is dan een inspectie als de Gudsekop opgetuigd is.
De zaal geeft op dit onderwerp enkele aandachtspunten mee:
- Hoe ziet het kader eruit van de punten waar naar gekeken gaat worden?
- Wat zijn de (juridische) consequenties van non compliance zijn?
- Wat is de insteek, is het een 0-meting of willen we het certificaat hebben?
- We moeten niet in de eigen voet schieten als er onvolkomenheden uitkomen!
- Wellicht polsen bij de BBZ betreffende de mogelijk- en onmogelijkheden!
- Proefschip zijn voor de categorie schepen met minder dan 12 betalende opstappers!
- Logboek materiaal bijhouden!
Tot slot gaat de groep in het laatste kwartier in drie kleinere groepjes uiteen om te brainstoren over:
Vaarschema
Interne en externe communicatie
- Houdt de communicatie /pr dicht bij huis .
- Zorg dat elke schipper/maat kaartjes uitdeelde tijdens het varen aan potentieel deelnemers (bv als je op steiger ligt even bij buren langs lopen). Nodig mensen uit om aan boord te kijken. Zorg als schippers en maten voor mond tot mond reclame vanaf het schip.
- Probeer nog eens rondje zeilverenigingen te doen. Is al vaak gedaan en meestal levert het iets op.
- Beperk je energie in Facebook, Instagram en LinkedIn. Zorg dat je daar te vinden bent met info voor externe.
- Zorg dat de website op meerdere zoektermen hoog scoort! Dus bv op skutsje Fryslân.
- IFKS en Strontrace hebben vaak hun eigen circuit al om te leren varen.
- Nodig voor de winter vergadering ook maten in opleiding en actieve deelnemers uit (niet alleen maten en schippers).
Werving
Bij elke groepje sloot een ‘verzamelaar’ aan om de punten die daar genoemd zijn mee te nemen voor een verdere uitwerking.
Vervolgens trok een grote groep richting kroeg, wat daar gebeurde laten we over aan de fantasie.